Sisäisen valvonnan pääpiirteet

Sisäinen valvonta

Wärtsilän sisäisen valvonnan tavoitteet perustuvat kansainväliseen COSO-malliin. Wärtsilän määritelmän mukaan sisäinen valvonta on Wärtsilän hallituksen, johdon, konserniyhtiöiden hallitusten ja muun henkilöstön toteuttama prosessi, jonka tarkoituksena on antaa kohtuullinen varmuus yhtiön toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta.

Sisäisen valvonnan piiriin kuuluvat Wärtsilän kaikki politiikat, prosessit, käytännöt ja organisaatiorakenteet, jotka auttavat johtoa ja viime kädessä hallitusta varmistamaan, että Wärtsilän asettamat tavoitteet täyttyvät, että liiketoimintaa hoidetaan eettisesti ja kaikkien soveltuvien lakien ja määräysten mukaisesti, että yhtiön omaisuutta, brändi mukaan lukien, hoidetaan vastuullisesti ja että taloudellinen raportointi on asianmukaista. Sisäinen valvonta ei ole erillinen prosessi tai toimintakokonaisuus vaan kiinteä osa Wärtsilän kaikkea toimintaa.

Wärtsilän johdon asettamat periaatteet sekä johdon ja työntekijöiden rehellisyyden painottaminen ja heidän tietoisuutensa valvonnasta toimivat lähtökohtina Wärtsilän sisäisen valvonnan rakenteelle. Yhtiötason valvonnalla taataan selkeät toimintaa, vastuullisuutta, politiikkojen riittävyyttä, käsikirjoja ja ohjeita sekä valvontaroolien määritelmiä koskevat odotukset.

Wärtsilän johto seuraa sisäistä valvontaa osana normaalia johtamistyötä. Liiketoimintojen johdon vastuulla on varmistaa, että kunkin vastuualueella noudatetaan kaikkia soveltuvia lakeja ja määräyksiä. Lakiasiat ja compliance-toiminto seuraavat konsernitason politiikkojen noudattamista.

Sisäisen valvonnan järjestelmä toimii konsernin kaikilla tasoilla. Sisäisen valvonnan järjestelmän ylläpidon ja kehittämisen päämääränä on liiketoiminnan tulosten jatkuva parantaminen ja samalla lakien ja määräysten noudattaminen kaikissa maissa, joissa Wärtsilällä on toimintaa.

Wärtsilän valvontaympäristö muodostaa talous- ja kestävyysraportointia koskevien sisäisten valvontaprosessien ja -toimien perustan. Wärtsilän talous- ja kestävyysraportointia koskeva sisäisen valvonnan ympäristö pohjautuu COSO-malliin:

Riskien arviointi
Valvontatoimenpiteet
Tiedotus ja viestintä
Seuranta

Roolit ja vastuut on rakennettu COSO-mallin kolmen puolustuslinjan mukaisesti:

Liiketoimintaprosessit, johdon valvontatoimet
Hallinnointi- ja ohjausjärjestelmä, riskienhallinta, johtamisjärjestelmät ja sisäinen valvonta
Sisäinen tarkastus

Wärtsilän sisäisen valvonnan päätekijät

Arvot ja valvontaympäristö

Wärtsilän sisäisen valvonnan järjestelmän perustana ovat yhtiön arvot: asiakkaan menestys, intohimo ja suorituskyky. Wärtsilän arvot heijastuvat päivittäiseen kanssakäymiseen toimittajien, asiakkaiden ja sijoittajien kanssa sekä sisäisiin ohjeistuksiin, politiikkoihin, käsikirjoihin, prosesseihin ja käytäntöihin. Sisäinen valvontaympäristö määrää sisäisen valvonnan periaatteet ja vaikuttaa henkilöstön tietoisuuteen valvonnasta. Valvontaympäristö tuo kurinalaisuutta ja antaa perusteet kaikille muille sisäisen valvonnan komponenteille. Wärtsilän valvontaympäristön elementit sisältyvät yrityskulttuuriin, siis henkilöstön rehellisyyteen, eettisiin arvoihin ja ammattitaitoon, sekä henkilöstön hallitukselta saamaan huomioon ja ohjaukseen.
Wärtsilän arvot ja valvontaympäristö antavat hallitukselle ja johdolle kohtuullisen varmuuden siitä, että sisäisen valvonnan tavoitteet saavutetaan. Toimitusjohtaja ja johtokunta määrittelevät Wärtsilän arvot ja eettiset periaatteet, joita hallituksen hyväksymät toimintaperiaatteet (Code of Conduct) heijastavat, ja näyttävät esimerkkiä asianmukaisesta yrityskulttuurista. Arvot, eettiset periaatteet ja yrityskulttuuri luovat yhdessä pohjan sisäiselle valvonnalle. Toimitusjohtaja ja johtokunta vastaavat yhdessä liiketoimintojen johdon kanssa Wärtsilän arvojen välittämisestä koko organisaatioon.

Johtamisjärjestelmät

Johtokunta vastaa Wärtsilän johtamisjärjestelmien kehittämisestä ja soveltamisesta, järjestelmien toiminnan jatkuvasta parantamisesta sekä järjestelmien tehokkaan toiminnan varmistamisesta. Wärtsilän johtamisjärjestelmät kattavat yhtiön kaikki globaalit prosessit ja johtamiskäytännöt, joiden tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaiden odotukset täyttyvät. Johtamisjärjestelmien kaikin puolin moitteeton toiminta varmistaa osaltaan Wärtsilän sisäisen valvonnan tavoitteiden saavuttamisen.

Ohjeet ja käsikirjat

Wärtsilän sisäisen valvonnan järjestelmän, eli esim. hallinnointijärjestelmän, johtamisjärjestelmän, tavoitejohtamisprosessin ja muiden liiketoiminta-, ym. prosessien, osa-alueet on kuvattu erilaisissa ohjeissa ja käsikirjoissa. Tärkeimmät konsernitason politiikat ja ohjeet on koottu Wärtsilän konsernikäsikirjaan. Konsernin laskentatoimen käsikirja ja vastuullisuuslaskennan käsikirja sisältävät kaikissa konserniyhtiöissä noudatettavat laskentatoimen ja raportoinnin ohjeistukset. Käsikirjat tukevat Wärtsilän taloudelliselle raportoinnille asetettujen luotettavuustavoitteiden saavuttamista. Kaikilla politiikoilla ja niiden muutoksilla on oltava Wärtsilän johtokunnan jäsenen hyväksyntä.
Konsernitason ohjeiden ja käsikirjojen lisäksi liiketoiminnoilla on kunkin tarpeita vastaavia omia ohjeistuksia. Liiketoimintojen ohjeet ja käsikirjat yhdenmukaistetaan konsernin ohjeiden ja käsikirjojen kanssa siten, että ristiriitaisuuksia ei synny.

Liiketoimintaprosessit

Wärtsilän liiketoimintaprosesseihin nivotut valvontamekanismit ovat sisäisen valvonnan tehokkuuden kannalta keskeisen tärkeitä. Liiketoimintaprosessien valvonta auttaa varmistamaan, että kaikki Wärtsilän sisäisen valvonnan tavoitteet saavutetaan. Tämä pätee erityisesti toiminnan tehokkuuden ja Wärtsilän kannattavuuden ja maineen turvaamiseen.

Liiketoimintojen johto on velvollinen varmistamaan, että määritellyt konsernitason prosessit ja valvontamekanismit ovat käytössä kunkin omalla vastuualueella ja että niitä noudatetaan. Jos konsernitason prosesseja tai valvontamekanismeja ei ole, liiketoimintojen johto on velvollinen varmistamaan, että ko. tarkoitusta varten on määritelty ja otettu käyttöön liiketoiminnon omat prosessit, jotka takaavat riittävän valvonnan.

Taloudellisen ja kestävyysraportoinnin sisäinen valvonta

Riskien arviointi

Wärtsilä soveltaa riittävän valvontaympäristön määrittelyyn ja varmistamiseen riskiperusteista lähestymistapaa. Riskejä tunnistetaan analysoimalla talous- ja kestävyysraportointiprosessit kokonaisuudessaan sekä nämä prosessit suhteessa olennaisten virheellisyyksien esiintymisriskiin raportoinnissa. Riskejä arvioidaan säännöllisesti, jotta olemassa olevien prosessien riskit sekä uudet riskit voidaan tunnistaa riittävän varmasti.

Valvontatoimenpiteiden tarkoituksena on vähentää tärkeimpiä tunnistettuja riskejä ja siten varmistaa talous- ja kestävyysraportoinnin oikeellisuus ja määräystenmukaisuus. Valvontajärjestelmän tarkoituksena on myös tukea yhtiön tavoitteiden saavuttamista. Tavoitteiden saavuttamista uhkaavat riskit on tunnistettava ja arvioitava, jotta niitä voidaan hallita. Riskien tunnistaminen ja arviointi ovat siis sisäisen valvonnan perusedellytyksiä.

Valvontatoimenpiteet

Sisäisen valvonnan tarkoituksena on tukea yhtiön tavoitteiden saavuttamista. Wärtsilän sisäisen valvonnan mekanismit ja käytännöt antavat johdolle varmuutta siitä, että riskienhallintaa toteutetaan tarkoitetulla tavalla. Wärtsilä on määritellyt sekä toteuttanut sekä yhtiö- ja prosessitasojen että tietojärjestelmiin liittyvät valvontatoimenpiteet. Eri tasojen valvontatoimenpiteet ovat toteutettu lieventämään riskejä suoraan kullakin eri tasolla.

Wärtsilän tilinpäätös- ja valvontaprosessit ovat oleellisia taloudellisen ja kestävyysraportoinnin sisäisen valvonnan toimivuudelle. Valvontatoimenpiteiden toteuttaminen on liiketoimintojen ja tukitoimintojen vastuulla. Ne vastaavat riittävien valvontatoimenpiteiden varmistamisesta konsernin talous- ja valvontatoiminnon asettamien vaatimusten mukaisesti. Liike- ja tukitoimintojen kontrollien ja prosessien omistajat vastaavat toimintonsa kontrollien käyttöönotosta, laadusta, tehokkuudesta sekä asianmukaisesta dokumentoinnista.

Kontrollit ovat kiinteä osa talous-, valvonta- ja liiketoimintaprosesseja, ja niiden tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa liiketoimintojen valvonta- ja talousprosesseihin sekä asianmukaisesti vähentää tunnistettuja riskejä. Valvonta toteutetaan erottamattomana osana prosessia, automatisoituna ratkaisuina, osana kuukausittaisia raportointi- ja valvontatehtäviä sekä osana neljännesvuosittaista raportointia. Valvontatoimenpiteet sekä tarkastus- ja analyysimenettelyt varmistavat taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden ja luotettavuuden.

Hallitus arvioi säännöllisesti Wärtsilän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja tehokkuutta. Hallituksen vastuulla on myös varmistaa, että laskentatoimen ja taloushallinnon sisäinen valvonta on järjestetty asianmukaisesti. Taloudellisen raportointiprosessin valvonnasta vastaa Wärtsilän hallituksen tarkastusvaliokunta.

Tiedotus ja viestintä

Tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä vaatii riittävää, oikea-aikaista ja luotettavaa tietoa, jotta johto pystyy arvioimaan yhtiön tavoitteiden saavuttamista. Niin yhtiön sisäisistä kuin ulkoisistakin tapahtumista ja toiminnasta tarvitaan sekä taloudellista että muuta tietoa.

Wärtsilän taloudellista raportointia hoidetaan yhtenäisin menetelmin kaikissa konserniyhtiöissä hyödyntäen esim. toiminnanohjausjärjestelmää (ERP) ja yhteistä tilikarttaa. Talous- ja kestävyysraportointiin liittyvää valvontaa toteutetaan ja dokumentoidaan yhdenmukaisesti. Säännöllinen, järjestelmällinen viestintä konsernin talous- ja valvontatoiminnon, liiketoimintojen ja tukitoimintojen sekä kontrollien omistajien ja toteuttajien välillä on tärkeää, jotta valvonnan laatu voidaan pitää jatkuvasti yllä.

Seuranta

Seurannalla tarkoitetaan prosessia, jonka avulla Wärtsilän sisäisen valvonnan järjestelmää ja sen suorituskykyä arvioidaan pitkällä aikavälillä. Seurantaa tehdään sekä jatkuvasti että erillisissä arvioinneissa, kuten sisäisissä tarkastuksissa, tilintarkastuksissa ja laatuauditoinneissa.

Yhtiön johto seuraa taloudellisia tuloksia tavoitteisiin nähden, valvontatoimien tuloksia ja tehokkuutta sekä keskeisten tulosindikaattoreiden analyysejä.

Konsernin talous- ja valvontatoiminto valvoo taloudellisen raportoinnin prosessien ja valvonnan noudattamista. Talous- ja valvontatoiminto valvoo yhdessä liiketoimintojen kanssa valvontatoimien tuloksia kuukausittain varmistaakseen sisäisten valvontatoimien riittävän tason. Talous- ja valvontatoiminto seuraa myös ulkoisen ja sisäisen talousraportoinnin oikeellisuutta.

Hallituksen tarkastusvaliokunta arvioi ja varmentaa Wärtsilän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuuden ja tehokkuuden. Sisäinen tarkastus avustaa tarkastusvaliokuntaa tässä työssä. Wärtsilän ulkoinen tilintarkastaja tarkastaa Wärtsilän tilinpäätöksen, joka sisältää konsernitilinpäätöksen. Lisäksi Wärtsilän sisäistä valvontaa arvioivat yhtiön tilintarkastaja ja muut varmentavat tahot, kuten laatuauditoijat.