Wärtsilän sisäisen valvonnan tavoitteet perustuvat kansainväliseen COSO-malliin. Wärtsilän määritelmän mukaan sisäinen valvonta on Wärtsilän hallituksen, johdon, konserniyhtiöiden hallitusten ja muun henkilöstön toteuttama prosessi, jonka tarkoituksena on antaa kohtuullinen varmuus yhtiön toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta.
Sisäisen valvonnan piiriin kuuluvat Wärtsilän kaikki politiikat, prosessit, käytännöt ja organisaatiorakenteet, jotka auttavat johtoa ja viime kädessä hallitusta varmistamaan, että Wärtsilän asettamat tavoitteet täyttyvät, että liiketoimintaa hoidetaan eettisesti ja kaikkien soveltuvien lakien ja määräysten mukaisesti, että yhtiön omaisuutta, brändi mukaan lukien, hoidetaan vastuullisesti ja että taloudellinen raportointi on asianmukaista. Sisäinen valvonta ei ole erillinen prosessi tai toimintakokonaisuus vaan kiinteä osa Wärtsilän kaikkea toimintaa.
Sisäisen valvonnan järjestelmä toimii konsernin kaikilla tasoilla. Sisäisen valvonnan järjestelmän ylläpidon ja kehittämisen päämääränä on liiketoiminnan tulosten jatkuva parantaminen ja samalla lakien ja määräysten noudattaminen kaikissa maissa, joissa Wärtsilällä on toimintaa.
Suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen ovat kiinteä osa Wärtsilän tavoitejohtamista. Ne ovat normaalia johtamistoimintaa eivätkä kuulu yhtiön sisäisen valvonnan järjestelmään. Tavoitteiden asettaminen on kuitenkin sisäisen valvonnan tärkeä edellytys. Tavoitejohtamisprosessin kautta asetetaan vuosittain Wärtsilän konsernitason taloudelliset ja muut tavoitteet. Konsernitason tavoitteista johdetaan liiketoimintojen, konserniyhtiöiden ja viime kädessä yksittäisten työntekijöiden tavoitteet.
Vuositavoitteiden saavuttamista seurataan kuukausittaisen johdon raportoinnin avulla. Liiketoimintojen tuloksia ja vuositavoitteiden saavuttamista tarkastellaan kuukausittain näiden liiketoimintojen johtoryhmien kokouksissa. Konsernin johtokunta seuraa konsernin ja liiketoimintojen tavoitteisiin liittyviä tuloksia kuukausittain. Liiketoimintojen johtoryhmät ja konsernin johtokunta valvovat myös Wärtsilän taloudellisen raportoinnin luotettavuutta.
Wärtsilän taloudellista raportointia hoidetaan yhtenäisin menetelmin kaikissa konserniyhtiöissä hyödyntäen mm. toiminnanohjausjärjestelmää (ERP) ja yhteistä tilikarttaa. Koko konsernissa sovelletaan kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IFRS). Wärtsilän taloushallintoprosessilla on sisäisen valvonnan toimivuudelle oleellinen merkitys. Taloudellisen raportoinnin luotettavuus edellyttää taloushallinnon ja laskentatoimen prosessien asianmukaista valvontaa.
Hallitus arvioi säännöllisesti Wärtsilän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja tehokkuutta. Hallituksen vastuulla on myös varmistaa, että laskentatoimen ja taloushallinnon sisäinen valvonta on järjestetty asianmukaisesti. Taloudellisen raportointiprosessin valvonnasta vastaa Wärtsilän hallituksen tarkastusvaliokunta. Konsernin ja liiketoiminta-alueiden Business Control ‑toimintojen vastuulla on tiedottaa asiaankuuluville johdon jäsenille, jos tulokset poikkeavat suunnitelmista, sekä analysoida poikkeamien syyt ja ehdottaa korjaavia toimenpiteitä. Nämä toiminnot tukevat liiketoimintoja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisen edellyttämässä päätöksenteossa ja analyyseissä. Toiminnot vastaavat myös yhtiön tavoitejohtamisprosessien ylläpidosta ja kehittämisestä niin, että eri organisaatiotasojen johto saa ajoissa luotettavat ja riittävät tiedot organisaation tavoitteiden saavuttamisesta. Lisäksi toiminnot vastaavat taloudellisen raportointiprosessin ja siihen liittyvien valvontajärjestelyiden kehittämisestä.
Lain- ja säännöstenmukaisuuden johtamisessa sovellettavilla käytännöillä ja prosesseilla on keskeinen merkitys Wärtsilän sisäisen valvonnan järjestelmässä. Wärtsilä noudattaa paikallista lainsäädäntöä ja muita määräyksiä kaikkialla, missä sillä on toimintaa.
Lain- ja säännöstenmukaisuuden johtamiseen liittyviä asioita hoidetaan ennen muuta ennakoivasti. Lakiasiainosasto tukee toimitusjohtajaa ja liiketoimintoja näiden analysoidessa ja tehdessä päätöksiä asioissa, joihin liittyy sopimuspolitiikkaa, riskienhallintaa ja viranomaismääräyksiä koskevia näkökohtia. Keskeistä on myös säännöstenmukaisuuden johtaminen ja asianmukaista toimintaa ja käyttäytymistä niin sisäisesti kuin ulkoisestikin korostavan yrityskulttuurin vahvistaminen ja turvaaminen. Säännöstenmukaisuuden johtaminen perustuu yhtiön toimintaperiaatteisiin ja asianomaisiin konsernitason politiikkoihin ja ohjeisiin. Koko yhtiötä koskevat valvontamekanismit ja -prosessit ovat osa sisäistä valvontaa.
Henkilöstöjohtamisen käytännöt ja prosessit ovat merkittävä osa Wärtsilän sisäisen valvonnan järjestelmää. Sisäisen valvonnan kannalta tärkeimmät henkilöstöjohtamisen prosessit koskevat palkkausta ja työsuhde-etuja, henkilöstön kehittämistä, rekrytointia, resursoinnin hallintaa ja henkilökohtaista tavoitejohtamista sekä henkilöstön palauteprosesseja. Henkilöstötoiminto vastaa yhtiön henkilöstöprosessien ylläpidosta ja kehittämisestä niin, että ne tukevat tehokasta sisäistä valvontaa myös työntekijätasolla.
Laatu
Wärtsilän ratkaisujen laatu, ja siten laatujohtaminen, on yhtiölle ensiarvoisen tärkeää. Wärtsilän ISO 9001:2000 -laatujärjestelmän noudattamista edellytetään kaikessa konsernin toiminnassa, ja sitä myös valvotaan tarkasti.
Kestävän kehityksen johtaminen
Wärtsilä on sitoutunut vahvasti kestävään kehitykseen. Wärtsilän toiminnan kestävän kehityksen mukaisuus perustuu yhtiön missioon ja arvoihin sekä taloudelliseen kannattavuuteen. Wärtsilän noudattamat maailmanlaajuiset periaatteet, kuten laatu-, ympäristö- ja työterveys- ja työturvallisuuspolitiikka (QEHS) sekä toimintaperiaatteet ja yhtiön arvot, antavat yhdenmukaiset perusteet kestävää kehitystä edistäville toimintatavoille. Edellä mainittujen lisäksi Wärtsilän sisäinen konsernikäsikirja sisältää muita politiikkoja ja direktiivejä, menettelytapaohjeita, vastuiden määrittelyjä sekä johtamisjärjestelmän rakenteen.
Wärtsilän johtokunta kantaa kokonaisvastuun yhtiön kestävän kehityksen mukaisesta toiminnasta. Johtokunta hyväksyy toimintaperiaatteet ja tarkistaa niiden sisällön säännöllisesti. Johtokunta määrittelee kestävän kehityksen tavoitteet ja valvoo asetettujen tavoitteiden täyttymistä. Toiminnan tuloksellisuutta seurataan sekä johtokunnan että liiketoimintojen johtoryhmien katselmuksissa.
Hallitus katselmoi vuosittain tärkeimmät kestävään kehitykseen liittyvät asiat. Lisäksi johtokunta määrittää keskeisimmät kestävään kehitykseen liittyvät epäkohdat ja tarvittaessa tiedottaa niistä hallitukselle.
Wärtsilän kestävän kehityksen toiminto vastaa johdon tarvitseman tiedon hankkimisesta, kehittämistarpeiden tunnistamisesta ja kestävän kehityksen ohjelmien koordinoinnista sekä toiminnan ohjeistamisesta. Toiminto toimii läheisessä yhteistyössä sekä liiketoimintojen että tukifunktioiden kuten henkilöstö-, lakiasiain-, Compliance- ja laatutoimintojen kanssa. Lisäksi toiminto kerää ja kokoaa yhteen tytäryhtiöiltä kestävää kehitystä koskevat tiedot.
Vastuut on määritelty tarkkaan, ja niiden tukena on tarvittava ohjeistus ja koulutus. Koulutuksissa käsiteltäviä aiheita ovat mm. liiketoimintaperiaatteet, korruption vastaiset periaatteet sekä ympäristö-, työterveys- ja työturvallisuusasiat. Wärtsilä seuraa kestävään kehitykseen liittyvän toimintansa tuloksellisuutta eri työkaluilla ja toimenpiteillä saatua tietoa hyödyntäen, mukaan lukien esimerkiksi sisäiset tarkastukset ja compliance-prosessit.
Riskienhallinta
Wärtsilän sisäisen valvonnan tarkoituksena on tukea yhtiön tavoitteiden saavuttamista. Tavoitteiden saavuttamista uhkaavat riskit on tunnistettava ja arvioitava, jotta niitä voidaan hallita. Riskien tunnistaminen ja arviointi ovat siis sisäisen valvonnan perusedellytyksiä. Wärtsilän sisäisen valvonnan mekanismit ja käytännöt antavat johdolle varmuutta siitä, että riskienhallinta toteutuu suunnitellulla tavalla.
Wärtsilä on määritellyt yksikkö- ja prosessitasojen ja tietojärjestelmien valvonnan edellyttämät toimenpiteet ja toteuttanut ne. Eri tasojen valvontatoimenpiteitä tarvitaan, jotta kaiken tasoisia riskejä voidaan suoraan torjua. Wärtsilän riskienhallinnan prosessit käsittävät konsernitason riskiarvioinnin ja riskienhallintaprosessit sekä projektikohtaisen riskiarvioinnin ja projektien riskienhallinnan. Konsernitason riskiarviointiprosessin tuloksena laaditaan toimintasuunnitelmia tunnistettujen ja ensisijaisiksi katsottujen riskien varalta.
Kukin liiketoiminto raportoi tärkeimmistä riskeistään johtokunnalle. Johtokunta katselmoi käytössä olevien riskienhallintasuunnitelmien toteutusta säännöllisesti. Wärtsilän hallitus on vastuussa konsernin kokonaissietokyvyn määrittelystä eri riskien suhteen. Tarkoituksena on varmistaa, että Wärtsilällä on riittävät välineet ja resurssit riskien hallintaan. Hallitus katselmoi riskiprofiilin säännöllisesti. Toimitusjohtaja on johtokunnan avustuksella vastuussa Wärtsilän toiminnan riskienhallinnan organisoinnista ja sen asianmukaisuuden varmistamisesta. Liiketoimintojen johdon vastuulla on laatia toimintasuunnitelmat tärkeimpien riskien varalta.
Wärtsilän keskeisimmät strategiset ja operatiiviset riskit ja rahoitusriskit on esitetty osiossa Riskit ja riskienhallinta.
Tietohallinto
Tietohallinnolla on keskeinen merkitys Wärtsilän sisäisen valvonnan järjestelmässä. Tietojärjestelmät ovat tehokkaan sisäisen valvonnan kannalta kriittisen tärkeitä, sillä monet valvontatoimenpiteet perustuvat tietotekniikkaan.
Wärtsilän sisäisen valvonnan järjestelmän perustana ovat yhtiön arvot: energia, innostus ja erinomaisuus. Yhtiön arvot heijastuvat päivittäiseen kanssakäymiseen toimittajien, asiakkaiden ja sijoittajien kanssa sekä sisäisiin ohjeistuksiin, politiikkoihin, käsikirjoihin, prosesseihin ja käytäntöihin. Sisäinen valvontaympäristö määrää sisäisen valvonnan periaatteet ja vaikuttaa henkilöstön tietoisuuteen valvonnasta. Valvontaympäristö tuo kurinalaisuutta ja antaa perusteet kaikille muille sisäisen valvonnan komponenteille. Wärtsilän valvontaympäristön elementit sisältyvät yrityskulttuuriin, siis henkilöstön rehellisyyteen, eettisiin arvoihin ja ammattitaitoon, sekä henkilöstön hallitukselta saamaan huomioon ja ohjaukseen. Wärtsilän arvot ja valvontaympäristö antavat hallitukselle ja johdolle kohtuullisen varmuuden siitä, että sisäisen valvonnan tavoitteet saavutetaan. Toimitusjohtaja ja johtokunta määrittelevät Wärtsilän arvot ja eettiset periaatteet, joita toimintaperiaatteet heijastavat, ja näyttävät esimerkkiä asianmukaisesta yrityskulttuurista. Arvot, eettiset periaatteet ja yrityskulttuuri luovat yhdessä pohjan sisäiselle valvonnalle. Toimitusjohtaja ja johtokunta vastaavat yhdessä liiketoimintojen johdon kanssa Wärtsilän arvojen välittämisestä koko organisaatioon.
Wärtsilän liiketoimintaprosesseihin nivotut valvontamekanismit ovat sisäisen valvonnan tehokkuuden kannalta keskeisen tärkeitä. Liiketoimintaprosessien valvonta auttaa varmistamaan, että kaikki Wärtsilän sisäisen valvonnan tavoitteet saavutetaan. Tämä pätee erityisesti toiminnan tehokkuuden ja Wärtsilän kannattavuuden ja maineen turvaamiseen. Liiketoimintojen johto on velvollinen varmistamaan, että määritellyt konsernitason prosessit ja valvontamekanismit ovat käytössä kunkin omalla vastuualueella ja että niitä noudatetaan. Jos konsernitason prosesseja tai valvontamekanismeja ei ole, liiketoimintojen johto on velvollinen varmistamaan, että ko. tarkoitusta varten on määritelty ja otettu käyttöön liiketoiminnon omat prosessit, jotka takaavat riittävän valvonnan.
Ohjeet ja käsikirjat
Wärtsilän sisäisen valvonnan järjestelmän, eli esim. hallinnointijärjestelmän, johtamisjärjestelmän, tavoitejohtamisprosessin ja muiden liiketoiminta-, ym. prosessien, osa-alueet on kuvattu erilaisissa ohjeissa ja käsikirjoissa. Tärkeimmät konsernitason politiikat ja ohjeet on koottu Wärtsilän konsernikäsikirjaan. Konsernin laskentatoimen käsikirja sisältää kaikissa konserniyhtiöissä noudatettavat laskentatoimen ja taloudellisen raportoinnin ohjeistukset. Käsikirja tukee Wärtsilän taloudelliselle raportoinnille asetettujen luotettavuustavoitteiden saavuttamista. Kaikilla politiikoilla ja niiden muutoksilla on oltava Wärtsilän johtokunnan jäsenen hyväksyntä. Konsernitason ohjeiden ja käsikirjojen lisäksi liiketoiminnoilla on kunkin tarpeita vastaavia omia ohjeistuksia. Liiketoimintojen ohjeet ja käsikirjat yhdenmukaistetaan konsernin ohjeiden ja käsikirjojen kanssa siten, että ristiriitaisuuksia ei synny.
Tiedotus ja viestintä
Tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä vaatii riittävää, oikea-aikaista ja luotettavaa tietoa, jotta johto pystyy arvioimaan yhtiön tavoitteiden saavuttamista. Tarvitaan sekä taloudellista että muuta tietoa niin yhtiön sisäisistä kuin ulkoisistakin tapahtumista ja toiminnasta. Henkilöstöllä on mahdollisuus antaa johdolle palautetta ja ilmoittaa epäilemästään kyseenalaisesta toiminnasta suojatun, nimettömän raportoinnin mahdollistavan whistleblower-kanavan kautta tai kertomalla asiasta suoraan Compliance-toiminnolle, lakiasiainosastolle tai sisäiselle tarkastukselle. Kaikki ulkoinen viestintä hoidetaan konsernin tiedotuspolitiikan mukaisesti.
Seurannalla tarkoitetaan prosessia, jonka avulla Wärtsilän sisäisen valvonnan järjestelmää ja sen suorituskykyä arvioidaan pitkällä aikavälillä. Omaa toimintaa seurataan Wärtsilässä toisaalta jatkuvasti ja toisaalta erillisissä arvioinneissa, kuten sisäisissä tarkastuksissa, tilintarkastuksissa ja laatuauditoinneissa.
Liiketoimintojen johdon vastuulla on varmistaa, että kunkin vastuualueella noudatetaan kaikkia soveltuvia lakeja ja määräyksiä. Wärtsilän johto seuraa sisäistä valvontaa osana normaalia johtamistyötä. Hallituksen tarkastusvaliokunta arvioi ja varmentaa Wärtsilän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuuden ja tehokkuuden.
Sisäinen tarkastus avustaa tarkastusvaliokuntaa Wärtsilän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuuden ja tehokkuuden arvioinnissa ja varmentamisessa tekemällä vuosisuunnitelmansa mukaisesti säännöllisiä sisäisiä tarkastuksia konsernin liike- ja tukitoiminnoissa ja juridisesti itsenäisissä yksiköissä. Wärtsilän sisäistä valvontaa arvioivat myös yhtiön tilintarkastaja ja muut varmentavat tahot, kuten laatuauditoijat. Konsernin talous- ja valvontatoiminto valvoo taloudellisen raportoinnin prosessien ja valvonnan noudattamista. Talous- ja valvontatoiminto seuraa myös ulkoisen ja sisäisen talousraportoinnin oikeellisuutta. Lakiasiainosasto ja Compliance-toiminto seuraavat konsernitason politiikkojen noudattamista. Ulkoinen tilintarkastaja tarkastaa ulkoisen vuositalousraportoinnin oikeellisuuden.
