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Conservazione Digitale

La conservazione sostitutiva è un procedimento di natura informatica attraverso cui è possibile conservare la documentazione aziendale nel tempo assicurandone la validità al pari di un equivalente documento cartaceo e rendendole facilmente reperibili e consultabili garantendo nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità e leggibilità.

Ai sensi e per gli effetti delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione di documenti informatici, emanate dall’ AGID, in data 9 Settembre 2020  e rese attuative a partire dal 1 Gennaio 2022, è stato nominato in data 29 Dicembre 2021 il Responsabile della Conservazione.

Nelle predette Linee Guida vengono definiti i principali compiti che il Responsabile della Conservazione dovrà svolgere, ovvero:

a) Definire le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema

b) Effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

c) Effettuare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici

d) Adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

e) Predisporre il manuale di conservazione e curarne l’aggiornamento periodico.