La conservazione sostitutiva è un procedimento di natura informatica attraverso cui è possibile conservare la documentazione aziendale nel tempo assicurandone la validità al pari di un equivalente documento cartaceo e rendendole facilmente reperibili e consultabili garantendo nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità e leggibilità.
Ai sensi e per gli effetti delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione di documenti informatici, emanate dall’ AGID, in data 9 Settembre 2020 e rese attuative a partire dal 1 Gennaio 2022, è stato nominato in data 29 Dicembre 2021 il Responsabile della Conservazione.
Nelle predette Linee Guida vengono definiti i principali compiti che il Responsabile della Conservazione dovrà svolgere, ovvero:
a) Definire le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema
b) Effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
c) Effettuare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici
d) Adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
e) Predisporre il manuale di conservazione e curarne l’aggiornamento periodico.